Российское законодательство содержит правило, согласно которому право использовать ОИС, созданный работником в пределах установленных для него трудовых обязанностей (служебное произведение), принадлежит работодателю. Проблемы здесь чаще всего сводятся к тому, чтобы определить, был ли конкретный ОИС создан в рамках реализации трудовой функции работника. Например, программист может в свободное время набросать эскиз персонажа для создаваемой игры, который всем понравится. Однако в его должностной инструкции трудовая функция по созданию дизайна персонажей не прописана. Является ли такой дизайн служебным произведением? С большой долей вероятности суд скажет, что нет, и работодатель будет вынужден «приобрести» такой дизайн у своего работника.
Во избежание подобной ситуации требуется корректно оформить процессы создания ОИС внутри компании. Достигается это, в частности, с помощью корректного
оформления трудовых договоров и должностных инструкций, а также издания локального нормативного акта – условного регламента о защите интеллектуальной собственности компании, подробно описывающего процедуру создания служебных произведений с момента появления задания до сдачи произведения работником (например, загрузки в систему контроля версий). Наконец, требуется неукоснительное соблюдение установленного порядка с фиксированием каждого шага в электронном или бумажном формате.
Все меры по организации процесса создания ОИС внутри компании, описанные выше, направлены на достижение одной цели – безошибочно определить, был ли конкретный объект, автором которого является работник компании, создан при выполнении им своих трудовых функций. Отсюда – дотошные требования к фиксации каждого поручения в рамках трудовой функции и характеристик каждого создаваемого ОИС. Строгая отчётность может казаться обременительной, однако без неё в будущем может оказаться невозможной защита своих прав.
Также важно отметить, что работник как автор ОИС имеет право на вознаграждение. Такое вознаграждение отлично от зарплаты, которую получает работник, и о нём следует договориться отдельно (например, в трудовом договоре или в отдельном соглашении). Соблюдать данные формальности крайне важно, поскольку в случае, если работник решит взыскать невыплаченные вознаграждения через суд в отсутствие закрепленных на бумаге специальных договоренностей между работником и работодателем относительно авторского вознаграждения, суд встанет на сторону работника и определит размер вознаграждения по рыночной цене, что может привести к нежелательным расходам для компании.